Alternativa a Microsoft Access: il database diventa un programma web

Quando Access comincia a stare stretto

• Il database funziona solo sul PC Windows dell'ufficio. Chi ha un Mac, o lavora da casa, non lo apre.
• Il file sta in una cartella condivisa: quando lo aprono in tre rallenta, e ogni tanto va riparato con "Compatta e ripristina".
• Chi ha fatto maschere e macro non c'è più, e ogni modifica fa paura.
• Per vedere un dato dal telefono si fa una foto allo schermo.

Cosa diventa

Le tabelle passano in un database MySQL o MariaDB, con le stesse relazioni. Le maschere diventano pagine nel browser, i report diventano PDF pronti da stampare o mandare. Le query e le macro diventano funzioni del programma, scritte in modo che chi verrà dopo possa leggerle.

Ognuno entra con il suo accesso, e più persone lavorano insieme sugli stessi dati senza bloccare il file. Si usa da Windows, Mac e telefono; se serve, si installa sul telefono come PWA.

Come si passa

1. Apro il database e scrivo cosa fa davvero: tabelle, relazioni, maschere, query e macro, comprese le regole che nessuno ricorda più. L'analisi è gratuita.
2. Preparo un prototipo delle maschere usate ogni giorno, da provare con chi le usa.
3. Scrivo lo script che importa i dati da Access. Intanto voi continuate a lavorare come sempre.
4. Il giorno del passaggio rilancio l'importazione e Access diventa un archivio.

Per il mio CRM ho fatto lo stesso con un file Excel di 18 fogli: lo script si rilancia quante volte serve, e il file vecchio resta consultabile. Le tappe complete sono in Come lavoro.

Quando conviene tenere Access

Se il database lo usa una persona sola, sullo stesso PC, e fa quello che deve, tenetelo. Rifarlo ha senso quando il file serve a più persone, da più posti, o quando nessuno sa più metterci le mani.

Domande frequenti

Mi serve Access per farvi vedere il database?

No. Leggo i file .mdb e .accdb senza avere Access installato, quindi potete mandarmi il file così com'è.

Microsoft Access è obsoleto?

Access per Windows si vende ancora dentro Office. Le app web di Access invece Microsoft le ha chiuse nel 2018. Il limite che si sente ogni giorno è un altro: Access vive su un PC Windows, su Mac non esiste, e con più persone sullo stesso file in rete diventa fragile.

Possiamo continuare a usare Access mentre fate il programma nuovo?

Sì. Access resta acceso fino al giorno del passaggio. Lo script che importa i dati si può rilanciare senza creare doppioni, così l'ultima importazione si fa quella mattina, con i dati del giorno.

Dove gira il programma nuovo?

Sul vostro server, se ne avete uno, oppure su un server che preparo e seguo io. Si apre da qualunque browser, in ufficio e fuori.

Per approfondire

• Il servizio: Programmi vecchi da rifare
• Un lavoro di questo tipo: CRM gokalex
• Altre pagine come questa: Uscire da Excel e dai programmi vecchi