Cosa preparare prima di chiedere un gestionale

Bastano appunti a mano. Se una voce non vi riguarda, saltatela.

Chi lo userà

• Quante persone, in quali reparti, e quante nello stesso momento
• Da dove lavorano: ufficio, magazzino, cantiere, telefono
• Chi può vedere o cambiare cosa (per esempio i prezzi solo l'amministrazione)
• Chi da voi segue il progetto e può decidere

Cosa usate oggi

• I file Excel, con le note e i colori che vogliono dire qualcosa
• I programmi in uso e cosa fate in ciascuno
• I moduli di carta e i documenti che stampate: preventivi, bolle, etichette, rapportini
• Le informazioni che stanno solo nelle email, su WhatsApp o nella testa di qualcuno

Un lavoro vero, dall'inizio alla fine

• Un caso recente raccontato passo per passo, dalla richiesta del cliente alla fattura
• Chi fa ogni passaggio e dove scrive i dati
• I punti in cui qualcuno ricopia a mano
• Le eccezioni: il cliente con il suo listino, l'ordine spezzato in due, il reso

I dati da portare

• Quanti sono, a spanne: clienti, articoli, documenti all'anno
• Quanti anni di storico servono davvero nel programma nuovo
• Quale file fa fede quando due dati non coincidono

Con cosa deve parlare

• Fatturazione e commercialista
• Negozio online e marketplace
• Banca e corrieri
• Stampanti di etichette, lettori di codici a barre e altri dispositivi

Da dove cominciare

• La parte che fa perdere più tempo
• Cosa deve funzionare dal primo giorno e cosa può aspettare
• Una data da rispettare, se c'è: la fine dell'anno, il contratto del vecchio programma che scade
• Un ordine di grandezza del budget, se l'avete: aiuta a decidere quanto mettere nella prima tappa

Domande frequenti

Devo avere tutte le risposte prima di scrivervi?

No. Segnate quello che sapete e lasciate vuoto il resto. Le voci aperte le vediamo insieme durante l'analisi.

Serve un capitolato tecnico?

No. Mi servono esempi veri: un file, un documento stampato, un lavoro raccontato dall'inizio alla fine. Il testo con cosa deve fare il programma lo scrivo io dopo l'analisi.

Chi dovrebbe compilarla?

Chi usa i file ogni giorno, insieme a chi decide. Chi fa il lavoro conosce le eccezioni, e quelle di solito non stanno scritte da nessuna parte.

Posso mandarvi file con dati riservati?

Sì, ma per il primo contatto non serve: va bene una copia con le righe cancellate. Mi bastano i fogli e le intestazioni delle colonne.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Altre pagine come questa: Prima di decidere