Collegare il negozio online al gestionale e al magazzino

Lo stesso ordine scritto due volte

Arriva un ordine dal sito e qualcuno lo ricopia nel gestionale: cliente, indirizzo, righe, prezzi. Intanto in negozio si vende l'ultima maglia di quella taglia, ma sul sito risulta ancora disponibile. La sera arriva un secondo ordine per la stessa maglia, e tocca scrivere al cliente per scusarsi.

Con dieci ordini al giorno si regge. Con cinquanta, e con eBay o Amazon accanto al sito, gli errori arrivano ogni settimana.

Cosa passa da un programma all'altro

Si decide insieme, ma di solito:

• gli ordini e i dati del cliente entrano nel gestionale da soli;
• ogni vendita, su qualunque canale, fa scendere la stessa giacenza;
• prodotti, varianti e prezzi partono dal gestionale e arrivano al sito;
• lo stato della spedizione torna al negozio online, se il gestionale lo conosce.

Un esempio: Dracartys

Il CRM che ho fatto per Dracartys è collegato a WooCommerce, eBay e Vinted. Ogni prodotto ha varianti di taglia e colore, ognuna con prezzo d'acquisto, prezzo di listino e un prezzo di vendita personalizzato che le importazioni non sovrascrivono mai. I listini del fornitore arrivano da file Excel e si vedono in anteprima prima di aggiornare.

Le regole da decidere prima

Il lavoro lungo di solito è far combaciare i codici: lo stesso prodotto si chiama in un modo nel gestionale e in un altro sul sito, e le varianti sono scritte diversamente. Si sistema una volta, con una tabella che dice cosa corrisponde a cosa.

Poi va deciso chi comanda. Le giacenze stanno nel gestionale e il sito le legge, oppure al contrario, mai tutti e due. Lo stesso per i prezzi. Se vendete su più canali, si può tenere una piccola scorta di sicurezza per i prodotti che finiscono spesso.

Su quale piattaforma

Ho già collegato WooCommerce, PrestaShop, Shopify, eBay e Vinted. Nel CRM di Dracartys le giacenze restano allineate fra WooCommerce, eBay e Vinted. Per il vostro caso guardo prima cosa espone la piattaforma e cosa accetta il gestionale, e ve lo dico nell'analisi, che è gratuita. Se il negozio è ancora da fare, vedete E-commerce.

Domande frequenti

Il mio gestionale non ha un'API: si può collegare lo stesso?

Spesso sì. Se il gestionale importa o esporta file, il collegamento passa da quelli, a orari fissi. Se non fa nemmeno questo, ne parliamo nell'analisi: a volte conviene rifare quella parte.

Ogni quanto si aggiornano le giacenze?

Dipende da cosa permettono i programmi. Con le API e i webhook un ordine arriva appena viene fatto; con i file si va a intervalli, per esempio ogni quarto d'ora.

Cosa succede se il collegamento si ferma?

Parte un'email che lo dice, e gli ordini restano sulla piattaforma: alla ripartenza si importano quelli rimasti indietro. Ogni passaggio resta registrato, così si vede cosa è entrato e quando.

Fate anche il negozio online?

Sì. Se il negozio non c'è ancora, lo preparo già collegato al gestionale: trovate i dettagli nella pagina E-commerce.

Per approfondire

• Il servizio: Integrazioni e automazioni
• Un lavoro di questo tipo: CRM Dracartys
• Altre pagine come questa: Collegamenti, automazioni e AI