Una dashboard aziendale con i dati che avete già

Il report del lunedì

Si esportano gli ordini dal gestionale, le vendite dal negozio online e i movimenti dalla banca. Si incollano in un Excel, si sistemano le formule che si sono spostate, si fa il PDF e lo si manda. Ci va mezza mattina, e i numeri sono già vecchi quando arrivano.

Quando chi lo prepara è malato, il report quel lunedì non esce.

Cosa vede chi la apre

Pochi numeri, scelti insieme: quelli su cui prendete decisioni. Per esempio il fatturato del mese contro lo stesso mese dell'anno prima, gli ordini da evadere, le fatture scadute e non pagate, i prodotti sotto la scorta minima.

Sta in una pagina che si apre dal browser, anche sul telefono. Da ogni numero si arriva all'elenco che c'è dietro: dalle fatture scadute si passa alle fatture, una per una.

Da dove arrivano i numeri

Dai programmi che usate già: un'API dove c'è, altrimenti i file che esportano, via FTP o da una cartella. A orari fissi un processo raccoglie i dati, li controlla e li salva. Se qualcosa non torna, parte un'email.

Nel gestionale che ho fatto per AREAVISION succede così ogni notte: conta le etichette elettroniche di ogni negozio, modello per modello, le mette su una mappa e avvisa per email se un processo si blocca. In SitePing ogni sito ha l'uptime per periodo, un obiettivo SLA e la storia dei disservizi.

Prima i numeri giusti, poi i grafici

La parte lunga del lavoro è far tornare i conti. Lo stesso cliente scritto in due modi in due programmi, i resi, le note di credito, un ordine diviso in due spedizioni. Le regole per sistemarli si decidono una volta, finiscono nel codice e da lì restano uguali ogni giorno.

Un limite da sapere: se il dato di partenza è sbagliato, la dashboard lo mostra sbagliato, solo più in fretta. Per questo nell'analisi guardiamo anche da dove arrivano i numeri e chi li inserisce.

Se usate un solo programma e i suoi report vi bastano, una dashboard non serve. Per collegare programmi diversi, vedete anche Integrazioni e automazioni.

Domande frequenti

Dobbiamo cambiare i programmi che usiamo?

Di solito no. La dashboard legge i dati dai programmi che avete, attraverso le loro API o i file che esportano. Se un programma non esporta niente, ve lo dico durante l'analisi.

Il report può arrivare per email?

Sì. Un riepilogo può partire da solo ogni mattina o ogni lunedì, a chi deve riceverlo. Può partire anche un avviso quando un numero esce dai limiti che avete deciso.

Si possono scaricare i dati in Excel?

Sì, in Excel o CSV, per chi vuole fare i suoi conti. In SitePing, per esempio, la storia dei disservizi di ogni sito si scarica in CSV.

Perché non Power BI o Looker Studio?

Se i vostri dati stanno già in un posto che quegli strumenti leggono, possono bastare. Una dashboard fatta apposta conviene quando i dati vanno prima raccolti da programmi diversi e messi d'accordo, o quando i numeri devono stare dentro il gestionale che usate ogni giorno.

Per approfondire

• Il servizio: Integrazioni e automazioni
• Un lavoro di questo tipo: AREAVISION: sito, gestionale e app
• Un lavoro di questo tipo: SitePing
• Altre pagine come questa: Un gestionale per un lavoro preciso