Solleciti di pagamento ed email che partono da soli

Le email che nessuno ha voglia di scrivere

Ogni azienda ha le sue: il sollecito della fattura scaduta da 30 giorni, la conferma che il servizio è stato rinnovato, l'avviso che il contratto scade il mese prossimo, il riepilogo settimanale per il responsabile. Sono sempre uguali, cambiano solo nomi e importi. Eppure qualcuno le scrive a mano, e quando ha da fare le rimanda.

Il risultato è che i solleciti partono in ritardo, o non partono, e i soldi arrivano quando il cliente se ne ricorda.

Come le automatizzo

Il punto di partenza sono i dati che avete già: le fatture con la scadenza, i pagamenti, i contratti. Su questi scrivo le regole, per esempio "fattura scaduta da 7 giorni e non pagata: primo sollecito". Ogni email ha il suo modello con il vostro testo, e il programma riempie i dati del cliente.

Nel CRM che uso per la mia attività, quando un servizio è rinnovato il cliente riceve l'email di conferma, e i pagamenti si riconoscono dall'estratto conto: se la causale cita la fattura e l'importo torna, la fattura risulta pagata da sola. Così un sollecito non va mai a chi ha già pagato.

Le stesse regole servono anche dentro l'azienda: un avviso al magazzino quando un prodotto sta finendo, o un'email a me quando un processo notturno si blocca.

Come si lavora

1. Mi mandate le email che scrivete oggi e mi dite da dove prendete i dati.
2. Scriviamo insieme le regole, con le eccezioni: il cliente che paga sempre a fine mese, quello con cui non si sollecita.
3. Per un periodo le email arrivano a voi come bozze, prima di andare ai clienti.
4. Quando i testi e le regole vanno bene, partono da sole.

Quando non serve

Se mandate cinque solleciti all'anno, scriveteli a mano. Se il vostro programma di fatturazione ha già i solleciti automatici, usate quelli. L'automazione su misura conviene quando le regole sono vostre o i dati stanno in più programmi che oggi non si parlano.

Domande frequenti

Un sollecito automatico non rischia di arrivare a chi ha già pagato?

È il rischio da evitare per primo. Il sollecito parte solo se il pagamento non risulta, e conviene che i pagamenti si aggiornino da soli: nel mio CRM si leggono dall'estratto conto della banca.

Le email partono dal mio indirizzo?

Sì, dal vostro dominio, con la vostra firma. Si configura la posta in modo che le email automatiche non finiscano nello spam.

Posso vedere le email prima che partano?

Sì. Per i messaggi delicati, come il secondo sollecito, il programma può preparare la bozza e aspettare che una persona la approvi.

Funziona anche senza gestionale?

Se i dati sono in un Excel o in un programma che esporta un file, si parte da lì. Se il programma ha un'API, è ancora più semplice.

Per approfondire

• Il servizio: Integrazioni e automazioni
• Un lavoro di questo tipo: CRM gokalex
• Altre pagine come questa: Collegamenti, automazioni e AI