Il vostro gestionale in Excel è diventato troppo grande

I segnali che il file non basta più

• Il file è aperto da una persona e gli altri aspettano, oppure lavorano su una copia e poi qualcuno rimette insieme le righe a mano.
• Nella cartella condivisa ci sono ordini_DEF_v3.xlsx e ordini_DEF_v3_Marco.xlsx.
• Una formula si è rotta e nessuno sa da quando.
• Solo una persona sa dove mettere le mani. Quando è in ferie, le cose aspettano.
• Un prezzo è cambiato e non c'è modo di sapere chi l'ha cambiato.

Se ne riconoscete due, il file sta già facendo il lavoro di un gestionale, con tutti i rischi di un foglio di calcolo.

Cosa diventa

I fogli diventano tabelle di un database. Le colonne diventano campi con i loro controlli: una data è una data, e lo stesso cliente non si può scrivere in due modi diversi. Le formule diventano calcoli dentro il programma, che non si rompono quando qualcuno cancella una colonna.

Ognuno entra con il suo accesso e vede quello che gli serve. Si può tenere traccia di chi ha cambiato cosa e quando. Si usa dal browser, in ufficio e dal telefono, e più persone lavorano insieme sugli stessi dati.

Come si passa

1. Guardiamo il file insieme: fogli, formule, colori che vogliono dire qualcosa, eccezioni scritte nelle note. L'analisi è gratuita.
2. Scrivo uno script che importa i dati dal file. Si può rilanciare senza creare doppioni, quindi finché il programma non è pronto voi continuate a lavorare sull'Excel.
3. Si parte dalla parte che fa perdere più tempo; il resto arriva dopo, a tappe.
4. Il giorno del passaggio rilancio l'importazione, e l'Excel diventa un archivio da consultare.

Un esempio

Il CRM che uso per la mia attività ha preso il posto di un file Excel con 18 fogli: fatture, pagamenti, rinnovi di hosting e domini. Adesso i pagamenti si riconoscono dall'estratto conto della banca e i rinnovi compaiono anche in Google Calendar.

Nel CRM di Dracartys Excel è rimasto dove serve: i listini del fornitore arrivano ancora in quel formato, e il programma li importa con un'anteprima prima di cambiare i prezzi.

Quando Excel basta

Se il file lo usa una persona sola e funziona, tenetelo. Se vi serve un programma di fatturazione come quello di tutti, compratelo: costa meno di uno su misura. Il gestionale su misura conviene quando le regole sono vostre e il file ormai le tiene insieme a fatica.

Domande frequenti

Devo buttare via il file Excel?

No. I dati si importano nel programma e il file resta in archivio com'era. Nel mio CRM i 18 fogli del vecchio Excel si aprono ancora, con le formule originali.

Posso continuare a esportare i dati in Excel?

Sì. Un pulsante che scarica un elenco in Excel o CSV si aggiunge con poco lavoro, e serve spesso per il commercialista o per chi vuole fare i suoi conti.

Quanto costa passare da Excel a un gestionale?

Dipende da quante cose fa il file oggi. L'analisi è gratuita, e i progetti grandi si dividono in tappe pagate una alla volta: si comincia dalla parte che fa perdere più tempo.

Il programma resta mio?

Sì. Se lo chiedete vi do il codice e il database, per esempio per passare a un altro fornitore.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Un lavoro di questo tipo: CRM gokalex
• Un lavoro di questo tipo: CRM Dracartys
• Altre pagine come questa: Uscire da Excel e dai programmi vecchi