Collegare Fatture in Cloud al gestionale o al negozio online

Cosa si ricopia di solito

Il negozio online vende, e a fine giornata qualcuno apre Fatture in Cloud e rifà la fattura guardando l'ordine. Il tecnico chiude l'intervento, e l'ufficio ribatte ore e materiali. Il commercialista chiede quali fatture sono state pagate, e tocca confrontare due schermate.

Sono dati che esistono già da qualche parte. Il collegamento evita di ribatterli.

Cosa si può collegare

Fatture in Cloud ha un'API REST ufficiale, con accesso OAuth e webhook. Ecco i collegamenti che servono di più:

• da un ordine o da un intervento alla fattura, con cliente, righe e IVA già compilati;
• i clienti, che restano uguali nei due programmi, così non esistono due anagrafiche diverse;
• i pagamenti: quando una fattura risulta pagata, il gestionale lo sa e smette di sollecitare;
• i prodotti, con codici e prezzi;
• i PDF delle fatture, che si aprono dal gestionale senza entrare in un altro programma.

I webhook avvisano il gestionale quando un documento cambia, senza doverlo chiedere ogni minuto. Le iscrizioni ai webhook scadono, quindi vanno rinnovate da un'operazione automatica: è uno di quei dettagli che fanno fermare i collegamenti dopo qualche mese.

Le decisioni da prendere prima

Chi comanda sui clienti. Se un cliente cambia indirizzo, dove si corregge? Conviene deciderlo una volta e scriverlo.

Come si trattano le eccezioni. Un ordine con reso, uno sconto a mano, una nota di credito: per ognuno va deciso cosa fa il programma e cosa fa una persona. Il collegamento gestisce i casi normali, e i casi strani finiscono in un elenco da guardare.

Quale IVA, quale conto. I codici IVA e i metodi di pagamento hanno nomi diversi nei due programmi: serve una tabella di corrispondenza, fatta insieme a chi tiene la contabilità.

Come lavoro

1. Guardiamo un ordine o un intervento vero, da quando nasce alla fattura. L'analisi è gratuita.
2. Provo il collegamento su un account di prova, con fatture finte.
3. Parte con una bozza da controllare, e ogni passaggio resta registrato.
4. Se qualcosa si ferma, arriva un'email, e alla ripartenza si recupera quello che è rimasto indietro.

Con Fatture in Cloud ho già lavorato. Se usate un altro programma, o volete ricevere le fatture direttamente dallo SDI, guardate fatture elettroniche nel gestionale. Per le integrazioni in generale c'è la pagina Integrazioni e automazioni.

Domande frequenti

Devo cambiare piano di Fatture in Cloud?

Dipende da cosa volete fare. L'accesso alle API e i limiti sulle risorse dipendono dal vostro piano: controllo prima, così non scoprite un limite a lavoro iniziato.

Le fatture si inviano allo SDI da sole?

Si può fare, se volete. Spesso conviene fermarsi alla bozza: il programma la prepara, una persona la controlla e la invia, almeno nei primi mesi.

Quante fatture regge il collegamento?

Le API hanno limiti di 1.000 richieste all'ora e 40.000 al mese per azienda e applicazione, e 300 ogni cinque minuti in totale. Per una piccola azienda bastano, e se servono di più si possono chiedere.

Devo dare a te la password?

No. Il collegamento passa da OAuth: autorizzate l'applicazione dal vostro account e potete revocarla quando volete.

Per approfondire

• Il servizio: Integrazioni e automazioni
• Altre pagine come questa: Collegamenti, automazioni e AI