Un CRM su misura per chi vende ancora con Excel

Dove si perdono i clienti

Il foglio dei clienti lo aggiorna chi se ne ricorda. Il preventivo mandato a marzo sta nella posta di un commerciale, e quando è in ferie nessuno sa a che punto è. Il richiamo promesso per la settimana prossima è su un post-it.

Poi un cliente telefona, e chi risponde non sa cosa gli è stato detto l'ultima volta. Le persone di solito lavorano bene: manca un posto unico dove scrivere le cose.

Cosa ci mettiamo dentro

Lo decidiamo guardando come vendete. Di solito ci sono:

• la scheda del cliente, con contatti, note e tutta la storia di preventivi e ordini;
• i preventivi composti riga per riga, con il PDF pronto da mandare;
• i promemoria per richiamare e l'elenco delle cose da fare del giorno;
• lo stato di ogni trattativa, per vedere cosa sta per chiudersi e cosa si è fermato.

Il resto viene dal vostro lavoro: un listino con prezzi diversi per cliente, i rinnovi da ricordare ogni anno, le fatture elettroniche con lo stato SDI.

Due CRM che ho fatto

Il CRM di Dracartys è partito con clienti, prodotti e preventivi ed è cresciuto fino a vendite, magazzino e ordini. Il preventivo si compone riga per riga, con ricarico e sconto, e il riquadro con costo stimato e margine resta dentro il programma: sul foglio stampato non finisce mai.

Il CRM che uso per la mia attività segue fatture, pagamenti e rinnovi di hosting e domini. Ha preso il posto di un file Excel con 18 fogli.

Come si comincia

Guardiamo insieme il file dei clienti, un preventivo vero e qualche email fra commerciali. L'analisi è gratuita. Si parte dalla parte che vi fa perdere più tempo o più clienti, e il resto arriva a tappe, pagate una alla volta.

Se il punto di partenza è un foglio di calcolo, leggete anche Il vostro gestionale in Excel è diventato troppo grande.

Quando non conviene

Se vendete in due e il foglio vi basta, tenetelo ancora. Un CRM ha senso quando le persone sono abbastanza da perdersi le informazioni fra loro, o quando i preventivi hanno regole che un foglio tiene insieme a fatica.

Domande frequenti

Perché un CRM su misura e non uno in abbonamento?

Se un CRM già pronto fa quello che vi serve, usatelo: si parte subito e costa meno. Il CRM su misura conviene quando vendete con regole che quei programmi non hanno, come un preventivo con un prezzo per ogni variante e il margine visibile solo in ufficio.

Possiamo portare dentro i clienti che abbiamo già?

Sì. Scrivo uno script che li importa dal vostro Excel o CSV, e si può rilanciare senza creare doppioni finché il CRM non è pronto.

Si può collegare al negozio online?

Sì, se la piattaforma ha un'API o esporta un file. Il CRM di Dracartys è collegato a WooCommerce, eBay e Vinted.

Si usa anche fuori ufficio?

Sì, dal browser del telefono, e si installa come PWA. Il CRM che uso per la mia attività ha anche una pagina per quando manca la rete.

Di chi sono i dati e il programma?

Vostri. Il CRM gira su un vostro server o su uno che preparo e seguo io, e se un giorno volete cambiare fornitore vi do il codice e il database.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Un lavoro di questo tipo: CRM Dracartys
• Un lavoro di questo tipo: CRM gokalex
• Altre pagine come questa: Un gestionale per un lavoro preciso