Gestionale preventivi su misura, con il margine che vedete solo voi

Come nascono spesso i preventivi

Si apre l'ultimo preventivo in Word, lo si salva con un altro nome e si cambiano le righe. I prezzi vengono dal listino del fornitore in PDF, il ricarico si fa a mente o su un foglio a parte. Se il cliente chiede una variante, si ricomincia da capo.

Dopo qualche mese nessuno sa più quali preventivi sono stati accettati, quali aspettano una risposta e con che margine si è lavorato davvero.

Cosa fa il gestionale

Il preventivo si compone riga per riga, scegliendo dai vostri prodotti e servizi. Ci sono anche kit già pronti, testi liberi e titoli di sezione per dividere un preventivo lungo. Ricarico e sconto si mettono sulla singola riga o sul totale, e bollo e contributo INPS si aggiungono quando servono.

Mentre scrivete, un riquadro mostra costo stimato e margine. Quel riquadro resta in ufficio: il PDF che parte per il cliente ha solo le righe e i prezzi di vendita, con il vostro logo, i vostri colori e la vostra intestazione.

Ogni preventivo ha il suo stato (inviato, accettato, rifiutato), come nel CRM di Dracartys, così a fine mese si vede quanti ne avete chiusi e quanti sono rimasti fermi.

Un esempio: il CRM di Dracartys

Dracartys personalizza oggetti e regali. Ogni prodotto ha varianti di taglia e colore, e ogni variante ha tre prezzi: d'acquisto, di listino e un prezzo di vendita personalizzato che le importazioni dei listini non sovrascrivono mai. I preventivi si fanno in questo modo, e il modello di stampa si cambia dalle impostazioni, senza toccare il codice.

Preventivi edili e lavori a misura

Nell'edilizia il preventivo ha una forma sua: voci a misura e a corpo, capitoli per lavorazione, a volte un prezzario regionale come base. Tutto questo entra in un gestionale, ma va guardato sui vostri preventivi veri prima di scriverne una riga. Se il lavoro poi diventa un cantiere da seguire, ore e materiali si raccolgono nel gestionale commesse.

Quando non serve

Se fate pochi preventivi al mese, e sono quasi tutti uguali, un buon modello in Excel o il modulo preventivi del vostro programma di fatturazione bastano. Il gestionale conviene quando i preventivi sono tanti, hanno molte righe o devono prendere i prezzi da listini che cambiano.

Domande frequenti

Possiamo tenere i listini dei nostri fornitori?

Sì. I listini si importano da Excel o CSV. Nel CRM di Dracartys quelli del fornitore arrivano in Excel, e il programma mostra un'anteprima prima di cambiare i prezzi.

Il cliente vede il nostro margine?

No. Costo stimato e margine restano dentro il programma e non finiscono mai sul foglio stampato o sul PDF.

Va bene per i preventivi edili?

Si può fare: voci a misura in metri quadri o lineari, voci a corpo, capitoli per lavorazione. Con le imprese edili ho già lavorato; si parte comunque guardando bene come scrivete oggi i vostri preventivi.

Un preventivo accettato diventa un ordine o una fattura?

Sì, se vi serve: le righe passano all'ordine e poi alla fattura senza riscriverle.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Un lavoro di questo tipo: CRM Dracartys
• Altre pagine come questa: Un gestionale per un lavoro preciso