Gestionale commesse: ore, materiali e margine di ogni lavoro

Il margine si scopre a lavoro finito

Le ore stanno su fogli o in un gruppo WhatsApp, i materiali sui documenti di trasporto, le spese nello scontrino in macchina. Quando qualcuno mette tutto insieme, il lavoro è chiuso e fatturato. Se ci avete rimesso, lo scoprite troppo tardi per cambiare qualcosa.

E il prossimo preventivo per un lavoro simile si fa ancora a occhio.

Cosa raccoglie il gestionale

• le ore di ogni persona, per commessa e per attività, segnate dal telefono;
• i materiali presi dal magazzino o comprati apposta;
• le spese, come trasferte e subappalti;
• foto e documenti del lavoro, raccolti nello stesso posto.

Con il costo orario di ogni persona, il programma confronta in corsa la commessa con il preventivo di partenza. Una commessa che sta sforando si vede mentre è ancora aperta, e a fine anno si vede quali tipi di lavoro rendono e quali no.

Dalle ore alla fattura

Nel CRM che uso per la mia attività il tempo lavorato su ogni attività diventa la bozza della fattura su fatturapa.com. Su una commessa funziona allo stesso modo: ore e materiali già registrati diventano le righe della fattura, di avanzamento o di saldo.

Se la commessa nasce da un preventivo, il preventivo può arrivare dal gestionale preventivi e diventare il budget da rispettare. Per interventi brevi di un tecnico, con il rapportino firmato dal cliente, vedete il gestionale interventi tecnici.

Come si comincia

1. Guardiamo insieme due o tre commesse chiuse: com'erano preventivate, quanto sono costate, dove stavano i dati. L'analisi è gratuita.
2. La prima versione tiene commesse e ore, perché senza le ore il resto conta poco.
3. Poi arrivano materiali, spese e fatture, a tappe pagate una alla volta.

Quando basta un foglio

Se le commesse sono poche e le segue una persona sola, un foglio ben fatto basta. Il gestionale conviene quando le ore le segnano in tanti, le commesse sono aperte in parallelo e volete sapere il margine prima della fattura finale.

Domande frequenti

Come segnano le ore i dipendenti?

Dal telefono o dal computer: a fine giornata, oppure con un pulsante di avvio e stop sull'attività. Si sceglie il modo che la squadra userà davvero.

Il gestionale commesse rileva anche le presenze?

Le ore su commessa dicono su cosa ha lavorato una persona. Le presenze per le buste paga seguono regole loro e hanno programmi loro: se serve si collegano, di solito non conviene rifarle.

Una commessa può avere più fatture?

Sì, a stati di avanzamento o tutta a saldo. Nel mio CRM per ogni fattura si registrano acconti e saldi, e il residuo si calcola da solo.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Un lavoro di questo tipo: CRM gokalex
• Altre pagine come questa: Un gestionale per un lavoro preciso