Gestionale interventi tecnici con il rapportino sul telefono

Come va di solito

Il tecnico parte la mattina con un foglio stampato o con un messaggio su WhatsApp. Il rapportino lo scrive a mano, a volte in macchina, e lo porta in ufficio quando passa. Lì qualcuno lo ricopia, prova a leggere la calligrafia e chiama il tecnico per sapere quante ore ha fatto davvero e quali pezzi ha montato.

La fattura parte solo quando tutto questo è finito. E se un foglio si perde, quell'intervento non lo paga nessuno.

Cosa fa l'app per i tecnici

• l'elenco degli interventi del giorno, con indirizzo, telefono del cliente e gli interventi precedenti sullo stesso impianto;
• il rapportino: ore, materiali usati, note e foto;
• la firma del cliente con il dito sullo schermo, e il PDF del rapportino che parte per email;
• i materiali scaricati dal furgone, se tenete un magazzino.

App per i rapportini con la firma del cliente ne ho già fatte. In ufficio gli interventi si assegnano da un calendario. Si vede chi è dove, quali interventi sono chiusi in giornata e quali aspettano ancora la fattura.

Dal rapportino alla fattura

Ore e materiali del rapportino diventano le righe della fattura, senza ricopiarli. Nel CRM che uso per la mia attività il tempo lavorato su ogni attività diventa la bozza della fattura su fatturapa.com: con un rapportino si fa allo stesso modo.

Se seguite impianti con un contratto e visite periodiche, guardate anche il gestionale manutenzioni. Per i lavori lunghi, con più giornate e più persone, il gestionale commesse.

Come si comincia

1. Mi mandate un rapportino di carta e mi raccontate il giro di un intervento, dalla chiamata del cliente alla fattura. L'analisi è gratuita.
2. Si parte dall'app per i tecnici e dall'elenco in ufficio. Magazzino e fatture arrivano dopo, se servono.
3. Prima di darla a tutti, la provano uno o due tecnici, e si corregge quello che sul campo non funziona.

Quando conviene un programma già pronto

Esistono programmi in abbonamento per gli interventi tecnici. Se il vostro lavoro ci sta dentro, partite da uno di quelli. Il gestionale su misura conviene quando il rapportino ha voci vostre (le misure di un impianto, una checklist diversa per ogni tipo di macchina) o quando deve parlare con il programma che usate già in ufficio.

Domande frequenti

Il tecnico deve avere campo per compilare il rapportino?

No. L'app si può fare come PWA che funziona anche senza rete, come KardPal, una mia app: il rapportino si salva sul telefono e parte quando torna la connessione.

La firma del cliente sullo schermo ha valore?

Conferma che il cliente ha visto e accettato l'intervento. Per la legge è una firma elettronica semplice, e in una contestazione il giudice ne valuta il peso caso per caso: per questo insieme alla firma l'app salva data, ora e nome del tecnico. Se un documento chiede una firma elettronica avanzata o digitale, si usa un servizio di firma apposito.

Serve un'app negli store di Apple e Google?

Di solito no. Basta una PWA, che si installa dal browser e costa meno. L'app nativa serve se dovete leggere tag NFC con l'iPhone o registrare la posizione GPS con l'app chiusa.

Possiamo usare i tablet o i palmari che abbiamo già?

Se hanno un browser aggiornato, sì. L'app che ho fatto per AREAVISION gira anche sui palmari con lo scanner usati nei negozi.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Un lavoro di questo tipo: AREAVISION: sito, gestionale e app
• Altre pagine come questa: Un gestionale per un lavoro preciso