Gestionale scadenze e rinnovi, con gli avvisi per email e nel calendario

Dove stanno le scadenze oggi

Un po' in un Excel colorato, un po' nell'agenda di carta, qualcuna nei promemoria del telefono di una persona sola. Finché quella persona c'è, le cose funzionano. Poi va in ferie, o cambia lavoro, e una revisione salta, un corso scade senza che nessuno lo rinnovi, un dominio di un cliente smette di funzionare.

Cosa fa il gestionale

Ogni scadenza è legata a qualcosa: un cliente, un dipendente, un mezzo, un contratto. Per ogni tipo si decide con quanto anticipo avvisare, anche più di una volta, e a chi.

Quando una cosa viene rinnovata, si segna con un clic e la data successiva si calcola da sola. Un elenco mostra cosa scade nelle prossime settimane e cosa è già scaduto, e per i rinnovi che fatturate ai clienti c'è il totale dell'anno.

Un esempio: i rinnovi nel mio CRM

Nel CRM che uso per la mia attività i rinnovi di hosting, domini e servizi di ogni cliente stanno in un elenco con il totale annuo e in un calendario. Il calendario lo seguo anche da Google Calendar, con un indirizzo iCal privato. Quando un servizio è rinnovato, il cliente riceve l'email di conferma.

Prima tutto questo stava in un file Excel con 18 fogli. Come si passa da un file così a un programma è raccontato nella pagina sull'Excel diventato troppo grande.

Scadenze della sicurezza sul lavoro

Corsi di formazione, visite mediche, verifiche periodiche delle attrezzature, attestati da rinnovare: per ogni dipendente e ogni sede le date sono tante, e cambiano con la mansione. Il gestionale le tiene insieme e avvisa chi deve organizzare il rinnovo. Le regole (cosa scade, ogni quanto) le dà il vostro consulente per la sicurezza; il programma le applica e le cambia quando cambiano.

Quando basta un calendario

Se le scadenze sono poche e le segue una persona sola, un calendario condiviso con i promemoria va benissimo. Il gestionale conviene quando le date sono centinaia, legate a clienti o dipendenti diversi, e qualcuno deve sapere ogni mattina cosa c'è da fare.

Domande frequenti

Gli avvisi arrivano anche sul telefono?

Per email sì. E le scadenze si vedono in Google Calendar o nel calendario del telefono con un indirizzo iCal privato, come faccio con i rinnovi nel mio CRM.

Va bene per le scadenze della sicurezza sul lavoro?

Sì per tenere le date: corsi, visite mediche, verifiche delle attrezzature, per ogni dipendente e ogni sede. Cosa scade e ogni quanto lo decide il vostro consulente: il programma segue le sue regole e avvisa.

Il cliente può ricevere un avviso prima del rinnovo?

Sì. Ai miei clienti di hosting l'email parte un mese prima del rinnovo del dominio o dell'hosting, e quando un servizio è rinnovato arriva l'email di conferma.

Possiamo importare le scadenze che abbiamo già?

Sì, da Excel o CSV, con uno script che si può rilanciare senza creare doppioni.

Quanto costa un gestionale scadenze?

Dipende da quanti tipi di scadenza tenete e da chi deve ricevere gli avvisi. L'analisi è gratuita, e i progetti più grandi si dividono in tappe pagate una alla volta.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Un lavoro di questo tipo: CRM gokalex
• Altre pagine come questa: Un gestionale per un lavoro preciso