Ordini su WhatsApp che arrivano da soli nel gestionale

Il problema

Gli ordini arrivano su WhatsApp perché ai clienti è comodo: "le solite 20 casse di quella dell'altra volta", una foto della bolla, un vocale dal furgone. Poi in ufficio qualcuno legge, interpreta e ricopia nel gestionale o nel foglio Excel. Se quella persona è in ferie, i messaggi si accumulano. E una riga saltata si scopre quando il cliente chiama.

Come lo collego

Il numero aziendale passa sulla piattaforma ufficiale di WhatsApp Business. Da lì ogni messaggio arriva anche al vostro gestionale, in tempo reale.

Un modello di AI come Claude o GPT legge il testo, le foto e la trascrizione dei vocali, riconosce il cliente dal numero e prova a trasformare la richiesta in righe d'ordine con i vostri prodotti. "Le solite" diventa l'ultimo ordine di quel cliente. Quello che non torna, come un prodotto che non esiste o una quantità strana, resta evidenziato.

Voi vedete l'ordine già compilato accanto al messaggio originale, correggete se serve e confermate. Il resto lo fa il gestionale: magazzino, consegna, fattura.

Come si lavora

Con WhatsApp Business ho già lavorato. Il percorso è questo:

1. Guardo con voi un po' di ordini veri, per capire come scrivono i vostri clienti e quali eccezioni ci sono.
2. Collego il numero e provo la lettura degli ordini su messaggi vecchi, senza toccare il lavoro di tutti i giorni.
3. Per qualche settimana l'AI propone e voi confermate tutto, così si vede dove sbaglia.
4. Quando i casi dubbi sono pochi, si decide insieme cosa può passare senza controllo.

Se un gestionale non c'è ancora, lo costruiamo: vedete Gestionali web su misura.

Cosa non fa

Non risponde ai clienti al posto vostro su tutto. Un assistente che risponde a domande su orari o disponibilità si può aggiungere, ma conviene partire dagli ordini, dove il tempo risparmiato si vede subito. E l'AI sbaglia ogni tanto: per questo la conferma resta a una persona finché i numeri non dicono il contrario.

Domande frequenti

Mi serve WhatsApp Business?

Sì, e per il collegamento serve la piattaforma ufficiale di Meta per le aziende, con un numero dedicato. L'app che avete sul telefono da sola non basta, e i programmi che pilotano WhatsApp Web di nascosto rischiano il blocco del numero.

WhatsApp costa qualcosa?

Meta fa pagare alcuni messaggi che partono dall'azienda, secondo il suo listino, che cambia per paese e tipo di messaggio. Prima di partire facciamo il conto con i vostri volumi.

E se il cliente scrive l'ordine in modo confuso?

L'AI propone l'ordine e lo segna come da controllare. Una persona lo guarda, corregge se serve e lo conferma: nessun ordine dubbio va avanti da solo.

Il cliente riceve una conferma?

Sì, se volete: quando confermate l'ordine nel gestionale, al cliente arriva un messaggio su WhatsApp con il riepilogo.

Per approfondire

• Il servizio: Integrazioni e automazioni
• Altre pagine come questa: Collegamenti, automazioni e AI