Gestionale per impiantisti e manutentori: DiCo, libretti e F-gas

Il centro è l'impianto

Un gestionale generico ragiona per cliente e per fattura. Un impiantista ragiona per impianto: la caldaia di quel condominio, il gruppo frigo di quel bar. Ogni impianto ha una sua matricola, una sua storia di interventi e i suoi documenti, e spesso cambia proprietario restando dov'è.

Ho già lavorato su gestionali per manutenzioni e app per i rapportini con la firma del cliente. Qui si aggiunge la parte che riguarda le norme, che in un programma generico finisce in una cartella di PDF.

I documenti da tenere insieme

Queste sono le regole che si incontrano più spesso, lette il 31 ottobre 2026:

• la dichiarazione di conformità del DM 37 del 2008, che l'impresa installatrice rilascia a fine lavori, dopo le verifiche, con gli allegati obbligatori;
• il libretto di impianto per gli impianti termici e i rapporti di controllo di efficienza energetica, previsti dal DPR 74 del 2013;
• in Lombardia il catasto CURIT, dove gli impianti termici vanno registrati;
• per chi lavora con i gas fluorurati, la comunicazione alla Banca Dati F-gas entro 30 giorni da installazione, primo controllo perdite, manutenzione o riparazione e smantellamento, senza soglie minime di quantità.

Il gestionale non sostituisce questi portali. Fa in modo che ogni intervento lasci il suo documento, e che nessuna comunicazione resti indietro.

Cosa fa il programma

• la scheda di ogni impianto, con cliente, matricola, foto, interventi e documenti;
• le visite periodiche, generate da sole in base al contratto e all'impianto;
• il rapportino sul telefono, con la firma del cliente sullo schermo;
• la dichiarazione di conformità compilata con i dati già presenti;
• l'elenco degli F-gas da comunicare, con i giorni che restano;
• i ricambi usati, scaricati dal furgone o dal magazzino;
• dal rapportino alla bozza di fattura, senza ricopiare.

La parte dei rapportini è spiegata nella pagina sul gestionale interventi tecnici, quella dei contratti e delle visite periodiche nel gestionale manutenzioni. Questa pagina aggiunge ciò che è tipico del mestiere.

Come si comincia

1. Mi mandate un rapportino, una dichiarazione tipo e l'elenco degli impianti che avete, anche in Excel. L'analisi è gratuita.
2. Si parte da impianti, visite e rapportini.
3. Poi arrivano dichiarazioni, F-gas e fatture, a tappe pagate una alla volta.

Prima di darla a tutti, l'app la provano uno o due tecnici, e si corregge quello che sul campo non funziona.

Quando basta un programma pronto

Esistono programmi di settore per caldaisti e frigoristi, con i modelli già pronti. Se il vostro lavoro ci sta dentro, partite da uno di quelli. Il su misura conviene quando fate più mestieri insieme, avete contratti particolari o il programma deve parlare con quello che usate già in ufficio.

Domande frequenti

Il gestionale invia da solo i dati al CURIT o alla banca dati F-gas?

Dipende da cosa permettono quei portali. Di solito preparo i dati pronti da inserire e un elenco di quello che manca, così nessuna comunicazione resta indietro. Se c'è un canale ufficiale per l'invio, si valuta.

Posso stampare la dichiarazione di conformità dal programma?

Sì. Il modello è già compilato con i dati dell'impresa, del cliente e dell'impianto, e l'allegato obbligatorio si associa alla pratica. La firma e la responsabilità restano vostre.

Vale anche per elettricisti e idraulici?

Sì, il DM 37 del 2008 riguarda anche loro. Cambiano i documenti collegati: i libretti per il termico, gli F-gas per il freddo. Il gestionale si costruisce su quello che fate voi.

Come si inizia, se gli impianti sono tanti?

Si importa l'elenco che avete, anche da Excel, e si completano i dati quando il tecnico torna sull'impianto. Non serve inserirli tutti prima di partire.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Altre pagine come questa: Gestionali per settore