Gestionale su misura o software pronto: come scegliere

Cinque domande

1. Il vostro lavoro assomiglia a quello degli altri del settore? Se sì, qualcuno ha già scritto il programma. Se la vostra forza è un modo di lavorare che gli altri non hanno, un programma standard vi costringe a perderlo.
2. Quante eccezioni avete? Un listino a tre prezzi, uno sconto per certi clienti, un passaggio di approvazione. Una o due stanno nelle impostazioni di un programma pronto. Dieci finiscono in un foglio Excel a fianco.
3. Quante persone lo useranno? Il canone per utente pesa poco con tre persone e molto con quaranta.
4. Deve parlare con altri programmi? Se serve un collegamento che il software pronto non ha, il risparmio può sparire.
5. Quanto vi costa se il fornitore cambia prezzi o chiude? Dipende da quanto il programma è dentro il vostro lavoro.

Quando conviene il software pronto

• Contabilità, buste paga e fatturazione normale: seguono regole di legge che cambiano, e aggiornarle è il mestiere di chi vende quei programmi. Non ha senso rifarle.
• Un lavoro comune, come una newsletter o un CRM commerciale per pochi venditori.
• Quando dovete partire la settimana prossima.
• Quando non sapete ancora bene cosa vi serve. Usare per un anno un programma pronto insegna molto.

Quando conviene il su misura

• Le regole sono vostre e nessun programma le segue senza giri strani.
• Il dato vi passa fra tre programmi e qualcuno lo ricopia a mano.
• Tutto sta già in un file Excel che è diventato il vero gestionale, e funziona perché lo avete costruito sul vostro lavoro.
• Avete molti utenti, e il canone supera quello che costerebbe costruirlo.

Del confronto sul canone e sulla proprietà dei dati parlo nella pagina gestionale senza abbonamento.

La terza strada: i due insieme

Spesso la risposta giusta è una via di mezzo. Tenete il programma pronto per quello che fa bene, e costruite su misura solo il pezzo che manca, collegato con le API.

Per esempio: la fatturazione resta su Fatture in Cloud, il negozio resta su WooCommerce, e il gestionale su misura tiene solo ordini, magazzino e il listino particolare. Il CRM di Dracartys è nato così: clienti, prodotti e preventivi, con WooCommerce e la fatturazione elettronica collegati dall'esterno.

Costa meno e si rischia meno: se un pezzo cambia, gli altri restano.

Come vi aiuto a decidere

Nell'analisi, che è gratuita, guardo come lavorate. Se un programma pronto fa quello che vi serve, ve lo dico e finisce lì. Se conviene il su misura, trovate il metodo nella pagina Gestionali web su misura, e i costi in quanto costa un gestionale.

Domande frequenti

Quale costa meno, alla fine?

All'inizio costa quasi sempre meno il software pronto. Su molti anni il conto cambia con il numero di utenti e di moduli: fatelo sui prezzi veri, moltiplicando il canone per gli utenti e per dieci anni, con gli aumenti che avete già visto.

E se scelgo il software pronto e poi non basta?

Non avete perso niente, se i dati si possono esportare. Controllatelo prima di firmare. Quello che avrete imparato dal programma pronto diventa l'analisi del gestionale su misura.

Quanto ci vuole per un gestionale su misura?

Una prima versione utile, su una parte del lavoro, si misura di solito in settimane. Il progetto intero dipende da quante parti ha: ve lo scrivo dopo l'analisi, con tappe pagate una alla volta.

Se tu sparisci, cosa succede?

Codice e database sono vostri e ve li do, se li chiedete. Un altro sviluppatore può continuare, perché uso PHP, MySQL e JavaScript, tecnologie comuni. Lo stesso vale per un software pronto al contrario: se chiude il fornitore, conta poter esportare i dati.

Per approfondire

• Il servizio: Gestionali web su misura
• Un lavoro di questo tipo: CRM Dracartys
• Altre pagine come questa: Prima di decidere